پلمپ دفاتر قانونی یکی از الزامات مهم مالیاتی برای شرکت‌ها و اشخاص حقیقی دارای کسب‌وکار است که هر سال باید در موعد مقرر انجام شود. این فرآیند به معنای تأیید رسمی دفاتر حسابداری شامل دفتر روزنامه و دفتر کل است که تمامی رویدادهای مالی و حسابداری در آن‌ها ثبت می‌شود. از آنجایی که سازمان امور مالیاتی فقط دفاتر پلمپ‌شده را به عنوان سند قانونی می‌پذیرد، عدم انجام به‌موقع پلمپ می‌تواند منجر به جریمه‌های مالیاتی شود. در سال ۱۴۰۳، این فرآیند به صورت غیرحضوری و از طریق سامانه ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری انجام می‌شود و استفاده از توکن امضای دیجیتال epass3003 نقش مهمی در تسهیل این روند دارد. در این مقاله، تمامی مراحل، مدارک لازم، و نکات مهم مربوط به پلمپ دفاتر قانونی ۱۴۰۳ را بررسی خواهیم کرد.

پلمپ دفاتر قانونی چیست؟

پلمپ دفاتر قانونی فرآیندی رسمی است که طی آن دفاتر حسابداری شرکت‌ها و مؤسسات، از جمله دفتر روزنامه و دفتر کل، پیش از شروع سال مالی جدید توسط اداره ثبت شرکت‌ها مهر و شماره‌گذاری می‌شوند. این دفاتر نقش اساسی در ثبت و نگهداری اطلاعات مالی و حسابداری شرکت‌ها دارند و مبنای بررسی مالیاتی و حسابرسی توسط سازمان امور مالیاتی کشور محسوب می‌شوند. پلمپ دفاتر به معنای مهر و منگوله‌دار کردن آن‌هاست، به‌گونه‌ای که تمامی صفحات شماره‌گذاری شده و مشخصات شرکت، مانند شماره ثبت و نام رسمی، در آن درج می‌شود.

هدف از پلمپ دفاتر جلوگیری از هرگونه تغییر، دستکاری یا جعل اطلاعات مالی است. به همین دلیل، کلیه تراکنش‌های مالی باید به‌صورت دقیق، خوانا و بدون خط‌خوردگی یا لاک‌گیری در این دفاتر ثبت شوند. حتی شرکت‌هایی که در طول سال مالی فعالیتی ندارند نیز موظف به تهیه و پلمپ دفاتر قانونی هستند تا بتوانند عدم فعالیت خود را به‌صورت رسمی اعلام کنند.

عدم انجام به‌موقع این فرآیند می‌تواند منجر به جریمه‌های مالیاتی شود. بنابراین، شرکت‌ها باید پیش از پایان سال مالی جاری، نسبت به ثبت درخواست پلمپ دفاتر جدید خود از طریق سامانه ثبت شرکت‌ها اقدام کنند. این روند اکنون به‌صورت غیرحضوری انجام می‌شود و شرکت‌ها می‌توانند از امضای دیجیتال برای تأیید نهایی استفاده کنند.

قوانین جدید پلمپ دفاتر قانونی ۱۴۰۴ و تغییرات آن

در سال ۱۴۰۴، تغییراتی در قوانین مربوط به پلمپ دفاتر قانونی اعمال شده که تمامی شرکت‌ها و کسب‌وکارها را ملزم می‌کند دفاتر روزنامه و دفتر کل خود را پیش از شروع سال مالی جدید پلمپ کنند. براساس دستورالعمل‌های جدید، آخرین مهلت برای پلمپ دفاتر قانونی سال ۱۴۰۴ تا پایان اسفند ۱۴۰۳ تعیین شده است. در صورت عدم انجام این فرآیند در زمان مقرر، مشمولان باید جریمه‌ای معادل ۲۰ درصد مالیات تعیین‌شده را پرداخت کنند.

علاوه بر این، اگر دفاتر مالی بدون پلمپ ارائه شوند یا در فرآیند بررسی توسط بازرسان مالیاتی رد شوند، جریمه‌ای معادل ۱۰ درصد مالیات متعلقه اعمال خواهد شد. بنابراین به تمامی شرکت‌ها و فعالان اقتصادی توصیه می‌شود که اقدامات لازم برای پلمپ دفاتر قانونی خود را هرچه سریع‌تر انجام دهند تا از جرایم مالیاتی و مشکلات حقوقی احتمالی پیشگیری کنند.

مراحل پلمپ دفاتر تجاری سال ۱۴۰۳

متقاضیان پلمپ دفاتر قانونی برای سال ۱۴۰۳ باید تا پایان اسفندماه همین سال، درخواست خود را به‌صورت اینترنتی از طریق سامانه پلمپ دفاتر تجاری ثبت کنند. برای این کار، کافی است با ورود به سامانه ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری (سامانه ثبت من)، فرم‌های مربوط به اظهارنامه پلمپ دفاتر را به‌طور کامل و دقیق تکمیل نمایید.

بخش ثبت اظهارنامه پلمپ دفاتر یکی از پرکاربردترین قسمت‌های سامانه ثبت من به‌شمار می‌رود که با هدف ساده‌سازی روندهای اداری طراحی شده است. استفاده از این سامانه باعث می‌شود متقاضیان بتوانند در کمترین زمان ممکن و بدون نیاز به مراجعه حضوری، فرآیند پلمپ دفاتر را انجام دهند.

برای شروع، ابتدا وارد درگاه یکپارچه خدمات الکترونیکی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور شوید و پس از ورود به صفحه اصلی، گزینه مربوط به پلمپ دفاتر تجاری را انتخاب کنید تا مراحل ثبت درخواست را ادامه دهید.

سپس بر روی گزینه پذیرش اظهارنامه پلمپ الکترونیک کلیک کنید.

شایان ذکر است که فرم‌های مربوط به پلمپ دفاتر در چندین مرحله متوالی طراحی شده‌اند. پس از تکمیل اطلاعات هر بخش، باید روی گزینه “گام بعدی” کلیک کنید تا سیستم به‌صورت خودکار شما را به صفحه بعدی هدایت کند.

برای نمونه، در اولین مرحله که مربوط به پذیرش اظهارنامه است، باید اطلاعات اولیه متقاضی را وارد نمایید. در این قسمت، لازم است نوع شخصیت خود را به‌عنوان فرد حقیقی یا حقوقی انتخاب کنید. پس از وارد کردن اطلاعات خواسته‌شده، با انتخاب گزینه “گام بعدی” می‌توانید به مرحله بعد بروید و روند ثبت اظهارنامه را ادامه دهید.

در ادامه فرآیند ثبت اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری، لازم است مراحل زیر را به دقت تکمیل کنید:

✅ تعیین سال مالی: بر اساس مفاد اساسنامه شرکت، سال مالی خود را مشخص نمایید.

✅ تکمیل اطلاعات شخص حقوقی: اطلاعات مربوط به شرکت از جمله شماره ثبت، شناسه ملی، و آدرس دقیق را وارد کنید.

✅ پذیرش موقت اظهارنامه: پس از وارد کردن اطلاعات اولیه، اظهارنامه را به‌صورت موقت ذخیره کنید تا امکان بازبینی و اصلاح در صورت نیاز وجود داشته باشد.

✅ ثبت اطلاعات تکمیل‌کننده اظهارنامه: اطلاعات یکی از اعضای هیئت مدیره که مسئول تکمیل اظهارنامه است، ثبت می‌شود.

✅ تکمیل فرم معرفی اعضای هیئت مدیره: نام و سمت تمامی اعضای هیئت مدیره شرکت را به‌همراه اطلاعات شناسایی آن‌ها وارد کنید.

✅ تعیین نوع دفاتر: نوع دفتر مورد نیاز (دفتر روزنامه یا دفتر کل)، تعداد جلدهای دفاتر مالی و تعداد صفحات هر دفتر را مشخص کنید.

✅ ثبت نهایی درخواست: پس از بررسی و اطمینان از صحت اطلاعات واردشده، درخواست خود را به‌صورت نهایی ثبت کنید.

✅ ارسال مدارک و تکمیل فرآیند: مدارک لازم را برای اداره ثبت شرکت‌ها ارسال کرده و فرآیند تهیه دفاتر تجاری را تکمیل نمایید.

پس از ثبت نهایی اظهارنامه، باید مدارک مورد نیاز را ارسال و فرآیند امضای سند را به‌صورت الکترونیکی انجام دهید. برای ورود به سامانه ثبت من، کافی است نام کاربری (کد ملی) و رمز یک‌بار مصرف خود را وارد کنید تا بتوانید ادامه مراحل را پیگیری نمایید.

پس از ثبت نهایی اظهارنامه، برای تکمیل فرآیند، لازم است سند مربوطه را به‌صورت الکترونیکی امضا کنید. در این مرحله:

  1. بررسی پیام‌های کارتابل: وارد کارتابل سامانه ثبت من شوید. اگر سندی در انتظار امضا باشد، یک دایره قرمز رنگ روی آیکون زنگوله هشدار ظاهر می‌شود. با کلیک روی زنگوله، لیست پیام‌های دریافتی نمایش داده می‌شود. برای مثال، ممکن است پیامی با عنوان “۱ سند در انتظار امضاء دارید” مشاهده کنید.

  2. اتصال توکن امضای دیجیتال: توکن امضای دیجیتال epass3003 را به یکی از پورت‌های USB رایانه متصل نمایید. این توکن ابزاری امن برای تأیید هویت الکترونیکی شما است.

  3. امضای الکترونیکی سند: در بخش فهرست اسناد، به ستون مدارک مراجعه کنید و روی دکمه آبی رنگ “در انتظار امضاء” کلیک کنید. سامانه به‌صورت خودکار سند را برای امضا آماده می‌کند.

  4. تأیید نهایی: پس از باز شدن سند، با انتخاب گزینه امضا و وارد کردن رمز توکن دیجیتال، فرآیند امضای الکترونیکی را کامل کنید.

این روند به شما این امکان را می‌دهد تا بدون نیاز به مراجعه حضوری، اسناد را به‌صورت رسمی و قانونی تأیید کنید.

  • آیا پلمپ دفاتر الکترونیکی جای دفاتر کاغذی را گرفته یا فقط یک مرحله ثبت اولیه است؟

    ✅ در حال حاضر، پلمپ دفاتر به‌صورت الکترونیکی فقط مرحله ثبت درخواست و دریافت تاییدیه است. اما دفاتر همچنان کاغذی چاپ و از اداره پست دریافت می‌شوند. هنوز دفاتر دیجیتال جایگزین کامل دفاتر فیزیکی نشده‌اند، ولی احتمالا در سال‌های آینده این اتفاق بیفتد.

  • بعد از ثبت درخواست پلمپ در سامانه، آیا نیاز به مراجعه حضوری هم هست؟

    ✅ خیر، اگر همه اطلاعات را درست وارد کرده باشید، هیچ مراجعه حضوری نیاز نیست. بعد از ثبت نهایی، دفاتر پلمپ‌شده از طریق پست به آدرس شرکت یا محل اقامت قانونی ارسال می‌شود. اما اگر مدارک ناقص باشد، اداره ثبت ممکن است تماس بگیرد یا درخواست اصلاح کند.

  • اگر اشتباه تایپی در آدرس یا شماره ثبت وارد شود، چه اتفاقی می‌افتد؟

    ✅ اشتباه در اطلاعات ثبت‌شده (مثل آدرس یا شناسه ملی) باعث ابطال درخواست یا تأخیر در تحویل دفاتر می‌شود. در این صورت باید وارد حساب کاربری شوید، درخواست را رد کنید و از اول با اطلاعات صحیح ثبت کنید. سامانه اجازه ویرایش پس از نهایی‌سازی نمی‌دهد.