در سال ۱۴۰۴، موضوع تکمیل دفاتر تجاری الکترونیکی به عنوان یکی از محورهای کلیدی تحول دیجیتال در نظام مالی و حسابداری کشور، اهمیت دوچندانی یافته است. این فرآیند نه‌تنها جایگزینی دفاتر کاغذی با سامانه‌های هوشمند و تحت وب محسوب می‌شود، بلکه گامی مؤثر در جهت افزایش شفافیت اقتصادی، تسهیل فرایندهای مالیاتی، و ارتقای کارایی نظارت‌های مالی و تجاری تلقی می‌گردد. تکمیل دفاتر تجاری الکترونیکی مستلزم رعایت دقیق الزامات قانونی، استانداردهای فنی، و چارچوب‌های اعلام‌شده توسط سازمان امور مالیاتی و دیگر نهادهای نظارتی است و نقش مهمی در انسجام‌بخشی به داده‌های مالی بنگاه‌های اقتصادی دارد. با توجه به الزامات جدید، عدم تطبیق با فرآیند تکمیل دفاتر تجاری الکترونیکی ممکن است تبعاتی چون رد دفاتر، تعلق جرایم مالیاتی و محدودیت‌های قانونی را به‌دنبال داشته باشد؛ از این‌رو، آگاهی و آمادگی فعالان اقتصادی برای اجرای دقیق این الزام جدید، امری حیاتی است.

مزایای سامانه دفاتر الکترونیکی

مراحل اصلی استفاده از سامانه تکمیل دفاتر تجاری الکترونیکی ۱۴۰۴

فرآیند استفاده از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی در سال ۱۴۰۴ شامل چند گام مشخص است که در ادامه به‌صورت مرحله‌به‌مرحله تشریح می‌شود.

۱. ورود به سامانه

برای آغاز فرایند تکمیل دفاتر تجاری الکترونیکی، ابتدا باید وارد درگاه ملی خدمات الکترونیک سازمان امور مالیاتی کشور شوید. در صفحه ابتدایی این سایت، گزینه مربوط به «سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی» را انتخاب کرده و وارد محیط کاربری شوید.

۲. دریافت قالب اکسل دفاتر

در این مرحله، کاربران باید فایل قالب اکسل را دانلود نمایند. این فایل شامل ستون‌های اطلاعاتی زیر است که باید به‌طور کامل برای تکمیل دفاتر تجاری الکترونیکی وارد شوند:

  • کد حساب کل
  • عنوان حساب کل
  • کد حساب معین
  • عنوان حساب معین
  • کد حساب تفصیلی
  • عنوان حساب تفصیلی
  • گردش بدهکار (ریال)
  • گردش بستانکار (ریال)
  • تاریخ گردش حساب

فرمت ارائه‌شده باید دقیقا مطابق فایل نمونه دفاتر قانونی الکترونیکی باشد.

۳. راهنمای تکمیل فایل اکسل

جهت تکمیل صحیح اطلاعات در فایل اکسل، کاربران باید نکات زیر را رعایت کنند:

  • تمام اطلاعات تنها در یک شیت (Sheet) وارد شوند.
  • عنوان ستون‌ها و ترتیب آن‌ها باید منطبق بر الگوی سامانه باشد.
  • مقادیر ستون‌های بدهکار و بستانکار تنها شامل اعداد باشند.
  • در هر ردیف، فقط یکی از ستون‌های بدهکار یا بستانکار دارای مقدار باشد.
  • چنانچه تعداد ردیف‌ها بیش از ۱۰۰۰ عدد باشد، فایل باید با فرمت CSV ذخیره و بارگذاری شود.
  • فرمت تاریخ: YYYY/MM/DD (مانند ۱۴۰۳/۱۲/۲۰)
  • تاریخ گردش حساب هر ردیف باید در بازه زمانی مشخص‌شده قرار گیرد.

۴. تنظیمات پیش از بارگذاری فایل

قبل از بارگذاری فایل در سامانه، کاربر باید موارد زیر را تعیین نماید:

  • انتخاب نوع فایل (Excel یا CSV)
  • مشخص کردن نوع جداکننده (Delimiter) برای فایل‌های CSV
  • تعیین تاریخ پایان دوره مالی گردش حساب‌ها
  • انتخاب کد رهگیری مربوط به دفتر پلمپ‌شده (از میان گزینه‌های موجود)

۵. بارگذاری و پیش‌نمایش فایل

در این بخش از فرآیند تکمیل دفاتر تجاری الکترونیکی، فایل تکمیل‌شده بارگذاری می‌شود. برای اطمینان از بارگذاری موفق، به نکات زیر توجه کنید:

  • تنها فایل‌هایی با فرمت Excel یا CSV توسط سامانه پذیرفته می‌شوند.
  • چیدمان و عنوان ستون‌ها باید کاملاً با الگوی ارائه‌شده مطابقت داشته باشند.
  • اگر فرمت انتخابی فایل با نوع تعیین‌شده در مرحله تنظیمات هم‌خوانی نداشته باشد، سیستم از بارگذاری جلوگیری خواهد کرد.
  • پس از بارگذاری، ۱۰ ردیف نخست فایل به عنوان پیش‌نمایش برای بررسی نمایش داده می‌شود.

 

۶. مشاهده و پیگیری فایل‌های بارگذاری‌شده

در بخش اصلی سامانه، بخشی با عنوان «تاریخچه بارگذاری اطلاعات» وجود دارد که اطلاعات فایل‌های بارگذاری‌شده را نمایش می‌دهد. این جدول شامل موارد زیر است:

  • کد رهگیری دفتر پلمپ‌شده
  • تاریخ پایان سال مالی
  • بازه زمانی گردش حساب
  • تاریخ بارگذاری فایل
  • وضعیت فایل (مواردی مانند: در حال پردازش، بارگذاری موفق یا ناموفق)
  • آیکون هشدار (!) برای مشاهده خطاهای احتمالی
  • آیکون دانلود جهت دریافت مجدد فایل بارگذاری‌شده