تمام شرکت‌هایی که دارای کد کارگاهی بیمه هستند و کارگر یا کارمند استخدام می‌کنند، موظف به بیمه کردن آنها هستند. همچنین، کارفرمایان باید دقت داشته باشند که در پایان هر ماه، لیست بیمه تامین اجتماعی ارسال کنند. تهیه و ارسال لیست بیمه تأمین اجتماعی برای هر شرکت، با هر اندازه و تعداد کارمند، اجباری است. شرکت‌های قدیمی به‌خوبی با این فرایند آشنا هستند؛ اما افرادی که به‌تازگی شرکتی تأسیس کرده و کارمندانی را جذب کرده‌اند، ممکن است هنوز با این لیست و نحوه تهیه و ارسال آن آشنایی نداشته باشند. اگر شما هم به این گروه تعلق دارید و به دنبال اطلاعات به‌روز و تغییرات مربوط به سال ۱۴۰۳ هستید، ادامه این مقاله را که توسط تیم کلابیوم تهیه شده است، دنبال کنید.
تهیه لیست بیمه تامین اجتماعی برای کارفرمایان
برای اینکه کارفرمایان بتوانند لیست بیمه تامین اجتماعی را به درستی رد کنند، نیاز است مراحلی را طی کنند که در ادامه به توضیح آنها می‌پردازیم.
ابتدا تمامی کارفرمایان باید در سامانه سازمان تامین اجتماعی ثبت‌نام کنند. پس از تکمیل فرآیند ثبت‌نام، کد کارگاهی، نام کاربری و رمز عبور برای آنها صادر می‌شود. با دریافت این اطلاعات، کارفرما می‌تواند نرم‌افزار ارسال لیست حق بیمه تامین اجتماعی را از سایت سازمان تامین اجتماعی دانلود و نصب کند.
پس از نصب نرم‌افزار، اطلاعات مربوط به کارگاه و کارمندان در آن وارد می‌شود. داده‌های خروجی این نرم‌افزار باید به صورت یک فایل فشرده ذخیره شده و از طریق CD یا به صورت اینترنتی از طریق سایت سازمان تامین اجتماعی بارگذاری شود. این نرم‌افزار که با نام Disk list شناخته می‌شود، به سادگی از سایت سازمان تامین اجتماعی قابل دریافت است.
روش‌های مختلفی برای تهیه و ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی وجود دارد:
تهیه و ارسال لیست از طریق سامانه: tamin.ir با ورود به سامانه می‌توانید اطلاعات را مستقیماً وارد و ارسال کنید.
تهیه لیست از طریق نرم‌افزار و ارسال فایل خروجی از طریق سامانه: tamin.ir در این روش ابتدا اطلاعات را در نرم‌افزار وارد کرده و فایل خروجی را از طریق سامانه بارگذاری می‌کنید.
با پیروی از این مراحل، کارفرمایان می‌توانند به راحتی و بدون مشکل لیست بیمه تامین اجتماعی کارکنان خود را ارسال کنند و از خدمات بیمه‌ای بهره‌مند شوند.
آموزش تهیه و ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی از طریق نرم‌افزار
برای ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی، کارفرمایان باید به سامانه خدمات الکترونیک سازمان تامین اجتماعی به آدرس https://eservices.tamin.ir/ مراجعه کنند. در ادامه، مراحل تهیه و ارسال لیست بیمه از طریق نرم‌افزار توضیح داده می‌شود:
ورود به حساب کاربری:
کارفرما با استفاده از نام کاربری و رمز عبور وارد حساب کاربری خود در سامانه می‌شود.
تهیه لیست بیمه:
با ورود به بخش “عملیات لیست بیمه”، نرم‌افزار مربوط به تهیه لیست را دانلود و نصب کنید. این نرم‌افزار را می‌توانید از طریق سایت تامین اجتماعی دریافت کنید.
پس از نصب نرم‌افزار، اطلاعات کارگاه و کارمندان خود را وارد کنید.
مرحله 1 : در قسمت بالا، سمت چپ، اطلاعات پایه شامل دو زیر فهرست به نام «مشخصات کارگاه» و «مشخصات کارکنان» وجود دارد. ابتدا باید مشخصات کارگاه وارد شود. با کلیک روی «مشخصات کارگاه»، فرمی باز می‌شود که باید روی گزینه «جدید» کلیک کنید. بعد از کلیک روی آن، فرم اطلاعات ورود کارگاه نشان داده خواهد شد.
در فرم، اطلاعات زیر باید وارد شوند:
- کد کارگاه که یک عدد ۱۰ رقمی است. سه عدد سمت چپ نشان‌دهنده کد شعبه، سه رقم بعد نشان‌دهنده شغل و فعالیت کارگاه و چهار رقم آخر نشان‌دهنده تعداد فراوانی است.
- ردیف پیمان، مخصوص پیمانکاران است. در صورتی که شرکت دارید و پیمانکار نیستید، احتیاجی به نوشتن داده‌ای در این بخش نیست. به صورت خودکار ۰۰۰ گذاشته خواهد شد.
- نام کارگاه را باید با توجه به زمینه فعالیت، مانند مطب، فروشگاه یا خواروبار فروشی، نوشته شود.
- نام کارفرما، نام کسی است که جواز کسب به نام او ثبت شده است.
- در قسمت آدرس باید نام شهر و خیابان را حتما ذکر کنید.
مرحله 2 : اکنون اطلاعات کارگاه به صورت دقیق ثبت شده‌است. در این مرحله باید اطلاعات کارمندان را ثبت کنید. برای این کار، از همان منوی سمت چپ بالا، این بار روی «مشخصات کارکنان» کلیک کنید.
فرم زیر نمایش داده‌می‌شود که با کلیک روی گزینه «جدید» می‌توانید، تک تک اطلاعات کارمندان یا کارگران خود را ثبت کنید. این اطلاعات شامل موارد زیر است:
- شماره بیمه‌نامه (دو صفر قبل از شماره بیمه‌نامه به صورت خودکار اضافه می‌شود.)
- کد پرسنلی
- شماره شناسنامه
- کد ملی
- نام مطابق با شناسنامه
- نام خانوادگی مطابق با شناسنامه
- جنسیت
- نام پدر
- تاریخ تولد
- شغل (از ذره‌بین کنار برای جست‌وجو استفاده شود.)
- شهر محل صدور
مرحله سوم : در این مرحله باید لیست ماهانه تهیه شود. از قسمت عملیات، روی گزینه «لیست ماهانه» کلیک کنید. بعد روی گزینه «جدید» کلیک کنید.
در فرم جدید، اطلاعات زیر باید وارد شوند:
- کد کارگاه ۱۰ رقمی (با کلیک روی گزینه دوربین، می‌توانید کد کارگاه خودتان را انتخاب کنید.)
- ردیف پیمان (مخصوص پیمانکاران است)
- سال (شامل دو عدد مانند ۹۵ است)
- ماه (به صورت عدد مانند ۰۱ برای فروردین؛ نکته مهم اینکه بر اساس قانون سازمان تامین اجتماعی، در هر ماه، باید لیست ماه قبل ارسال شود.)
- تعداد افراد بیمه در کارگاه (افراد تحت تکفل جزو تعداد نفرات در این لیست به حساب نمی‌آیند.)
- جمع روزهای کارکرد تمامی افراد بیمه‌شده کارگاه
- جمع دستمزد روزانه تمامی افراد بیمه‌شده کارگاه
- مجموع دستمزد ماهانه تمامی افراد در کارگاه (روزهای کارکرد×دستمزد روزانه = دستمزد ماهانه)
- جمع مزایای ماهانه مانند بن کارگری
مرحله چهارم : در این مرحله که «ثبت ریز کارکرد» نام دارد، روزهای کارکرد بیمه‌شدگان باید مشخص شوند. بعد از کلیک روی گزینه «ریز کارکرد» و سپس «جدید»، اطلاعات زیر، وارد شود:
- شخص بیمه‌شده
- روزهای کارکرد
- دستمزد روزانه
- مزایای ماهانه مشمول
بعد از وارد کردن این چهار مورد، بقیه اطلاعات دیگر قسمت‌ها به صورت خودکار در سیستم، پر خواهند شد. بعد روی گزینه ثبت کلیک و سپس اطلاعات مربوط به نفر بعدی را پر کنید. روزهای استعلاجی و مرخصی را هم باید در روزهای کارکرد در نظر گرفت.
در مرحله بعدی، باید دیسکت دو فایل، که یکی حاوی اطلاعات مربوط به کارگاه و دیگری مربوط به بیمه‌شدگان است، تهیه شود. لازم است که این اطلاعات را از طریق سی دی به شعبه تامین اجتماعی تحویل دهید یا در سامانه samt.tamin.ir بارگذاری کنید.
البته بهتر است از فایلی که در پوشه C (با نام Database) قرار دارد، در یک مسیر مناسب دیگر هم کپی گرفته‌شود. به اصطلاح باید گفت که حتما بک آپ بگیرید.بارگذاری و ارسال فایل:
به سامانه تامین اجتماعی بازگردید و وارد بخش “عملیات لیست بیمه” شوید.
فایل خروجی که توسط نرم‌افزار تهیه شده است را در این بخش بارگذاری کنید.
پس از بارگذاری، اطلاعات فایل به شما نمایش داده می‌شود.
بررسی و رفع خطاها:
در صورت وجود خطا یا مغایرت، پیام‌های خطا در سامانه نمایش داده می‌شوند. بهتر است این خطاها را در نرم‌افزار اصلی بررسی و رفع کنید.
در صورت عدم وجود مشکل، گزینه “ارسال به شعبه” را انتخاب کنید تا فایل‌ها به شعبه تامین اجتماعی ارسال شوند.
دریافت شماره پیگیری:
پس از ارسال موفقیت‌آمیز فایل‌ها، یک شماره پیگیری به شما ارائه می‌شود.
می‌توانید از بخش “پیگیری لیست بیمه” وضعیت لیست خود را مشاهده و پیگیری کنید.
این مراحل برای تمامی کارفرمایان و حتی بیمه‌شدگان خویش‌فرما، از جمله بیمه‌شدگان اختیاری و مشاغل آزاد، قابل اجرا است. با پیروی از این راهنما، فرآیند تهیه و ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی به راحتی و بدون مشکل انجام خواهد شد.
ارسال لیست بیمه از طریق سامانه samt.tamin.ir
از طریق سامانه samt.tamin.ir با استفاده از نام کاربری و رمز عبور، وارد حساب کاربری خود شوید.
از قسمت کارفرمایان گزینه لیست حق بیمه و سپس ارسال لیست حق بیمه را انتخاب نمایید.
در قسمت بعد به دو روش می‌توانید لیست حق بیمه تامین اجتماعی را ارسال نمایید. روش اول بارگذاری فایل لیست حق بیمه‌ای که با نرم افزار آماده کرده اید و در روش دوم نیز می‌توانید لیست حق بیمه را به روش آنلاین ایجاد کنید.
در مرحله بعد امکان بارگذاری فایل‌ها برای شما میسر می شود. برای ارسال لیست حق بیمه ماهانه باید درخواست استفاده از خدمات غیرحضوری را در منوی خدمات کارفرمایان تکمیل کنید.
بعد از تایید با کلیک روی گزینه «ارسال به شعبه»، فایل‌ها ارسال خواهند شد. بعد از ارسال شماره پیگیری به شما داده می‌شود که از قسمت «پیگیری لیست بیمه» می‌توانید وضعیت لیست خود را مشاهده کنید.
راهنمای دریافت برگ پرداخت حق بیمه پرسنل
پس از ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی، نوبت به پرداخت حق بیمه پرسنل می‌رسد. برای این منظور، به ترتیب مراحل زیر عمل کنید:
دریافت برگ پرداخت و رسید:
- به سامانه تامین اجتماعی وارد شوید.
- روی گزینه «دریافت برگ پرداخت» و سپس «دریافت رسید» کلیک کنید.
- با استفاده از درگاه اینترنتی، حق بیمه را پرداخت کرده و رسید آن را دریافت کنید.
روش‌های پرداخت حق بیمه:
- درگاه‌های اینترنتی: بانک‌های رفاه، تجارت، ملت و سپه
- تلفن همراه: با استفاده از شماره #۷۱۳۷۱۴
- کد USSD: شماره #۱۴۰۴
- تلفن ثابت: شماره ۰۲۱۸۴۰۳۰۰۰
مهلت بارگذاری لیست بیمه و پرداخت حق بیمه
مدت زمان قانونی برای تحویل لیست بیمه کارفرمایان و پرداخت حق بیمه، در هر ماه حداکثر تا آخرین روز ماه بعد از آن است. بر اساس ماده ۳۹ قانون تامین اجتماعی، تمام کارفرمایان و کارگاه‌ها موظفند در مهلت قانونی نسبت به پرداخت حق بیمه کارگران و شاغلان اقدام نمایند.
اهمیت تهیه و ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی کارفرمایان
ارسال لیست بیمه از موضوعات مهمی است که هر ماه باید به موقع انجام شود. در صورت تاخیر در تهیه و ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی یا عدم ارسال لیست، کارفرما مشمول جریمه خواهد شد. این جرائم شامل دو بخش است:
- جریمه عدم ارسال لیست
- جریمه پرداخت نکردن حق بیمه
- موارد معاف از پرداخت حق بیمه
برخی از پرداختی‌های موجود در حقوق نیازی به پرداخت حق بیمه ندارند. این موارد شامل:
- بازخرید ایام مرخصی
- هزینه‌های عائله‌مندی
- پرداختی‌های مربوط به سفر و ماموریت
- حق شیر
- ما به التفاوت کمک هزینه مسکن و خواروبار در صورت بیماری افراد
- پاداش‌های مربوط به نهضت سوادآموزی
- حق التضمین
- مزایای پایان کار
- خسارات اخراج از کار
- تمام پاداش‌های افزایش تولید، البته در صورتی که بیشتر از حقوق ۲ ماه در سال پرداخت نشود
به جز موارد فوق، سایر پرداختی‌ها شامل حق بیمه می‌شود.
